Power Automate : Automatiser vos rapports sur Power Bi en quelques instants, comment faire ?

Power Automate appartient à la suite logicielle Microsoft Power Platform qui regroupe également PowerBI, Power Apps et Power Virtual Agents.

Il est aujourd’hui un des outils phares de l’automatisation des processus métier.

Largement adopté dans les entreprises, il a pour but d’optimiser la gestion des tâches répétitives et d’améliorer ainsi la productivité.

Qu'est-ce que Power Automate ?

Power Automate est une solution d’automatisation éditée par Microsoft. À ce titre, il bénéficie d’une intégration native avec les autres services Microsoft, mais aussi avec des applications tierces.

Définition et objectifs

Power Automate, anciennement appelé Microsoft Flow, est un service de gestion de flux de travail développé par Microsoft. Il permet aux utilisateurs de créer, d’automatiser et de gérer des tâches répétitives ou des processus métier. Le tout, sans besoin de disposer de compétences avancées en programmation. Grâce à son interface intuitive basée sur le drag & drop, Power Automate démocratise l’automatisation. De quoi la rendre accessible à tous les profils, des métiers aux services informatiques.

Les objectifs de Power Automate sont nombreux, en voici les principaux :

·       Gagner du temps en automatisant les tâches manuelles et chronophages

·       Réduire les erreurs humaines grâce à l’automatisation

·       Améliorer la productivité en simplifiant les workflows complexes

·       Favoriser la collaboration en automatisant le partage d’informations entre équipes

Les avantages de l'automatisation des processus métier

L’automatisation des processus métier présente de nombreux avantages pour les organisations :

• Gain de temps : Les tâches répétitives sont effectuées automatiquement, libérant du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée
• Réduction des erreurs : L’automatisation permet d’éviter les oublis et les erreurs humaines (notamment dans la saisie de données ou la gestion des notifications)
• Optimisation des processus : Les workflows sont rationalisés, ce qui améliore l’efficacité opérationnelle
• Meilleure circulation de l’information : L’information circule plus facilement entre les différents services et applications
• Adaptabilité : Les processus peuvent être ajustés rapidement en fonction de l’évolution des besoins de l’entreprise

{{formation-power-bi="/brouillon"}}

‍

Intégration avec les autres services Microsoft et applications tierces

L’un des atouts majeurs de Power Automate réside dans sa capacité à s’intégrer nativement avec l’écosystème Microsoft (Microsoft 365, PowerBI, Teams, SharePoint, Outlook, Excel, etc.), mais aussi avec plus de 1 000 applications et services tiers (Salesforce, Dropbox, X, Google Drive, etc.) grâce à un vaste catalogue de connecteurs.

Cette intégration permet de créer des flux inter-applicatifs, facilitant la circulation des données et l’automatisation des processus d’un bout à l’autre de l’organisation. Il est également possible de développer des connecteurs personnalisés pour des besoins spécifiques.

‍

Les principales fonctionnalités de Power Automate

Power Automate permet de créer des flux automatisés et dispose d’une vaste palette de modèles prédéfinis pour les scenarios les plus courants. Il est équipé d’une multitude de connecteurs pour diverses applications et services et peut être utilisé pour surveiller et gérer les flux.

‍

Création de flux automatisés

La création de flux automatisés est au cœur de Power Automate. L’outil est doté d’une interface graphique qui permet de concevoir des workflows en assemblant des blocs fonctionnels (déclencheurs, actions, conditions, etc.) selon une logique métier propre à chaque organisation. Le processus de création est low-code (littéralement peu de code), voire no-code (sans aucun code à rédiger), ce qui le rend accessible à un large public.

‍

Modèles prédéfinis pour des scénarios courants

Power Automate propose une bibliothèque riche de modèles de flux prédéfinis, couvrant des scénarios courants tels que :

·       L’envoi automatique de notifications par e-mail

·       La sauvegarde de pièces jointes reçues par mail dans OneDrive ou SharePoint

·       La synchronisation de fichiers entre différents services cloud

·       L’approbation de documents ou de demandes

Ces modèles permettent de gagner du temps lors de la création de flux, tout en gardant la possibilité de les personnaliser selon les besoins.

‍

Connecteurs pour diverses applications et services

Avec plus de 1 000 connecteurs disponibles, Power Automate peut se connecter à une multitude d’applications et de services, qu’ils soient en local ou dans le cloud. Ces connecteurs facilitent l’échange de données et l’exécution d’actions automatisées entre différents systèmes, sans développement spécifique.

‍

Surveillance et gestion des flux

Power Automate offre des outils de surveillance et de gestion centralisée des flux. Il est possible de suivre l’exécution des workflows, d’identifier les éventuelles erreurs ou échecs et d’apporter rapidement des corrections. Les administrateurs disposent de fonctionnalités avancées pour la gouvernance, la sécurité et la gestion des droits d’accès.

Tutoriel : Comment créer votre premier flux avec Power Automate

Passons à la pratique avec un tutoriel pas à pas pour créer un flux automatisé simple. Ici, nous allons créer un workflow sur Power Automate qui envoie une notification sur Slack à chaque fois qu’un élément est publié dans un flux RSS.

‍

Étape 1 : Accéder à Power Automate

Pour utiliser Power Automate, il vous faut un compte Microsoft 365. Connectez-vous à votre portail Microsoft 365, puis cliquez sur l’icône Power Automate dans le menu des applications. Vous pouvez aussi accéder directement à l’interface via le site officiel de Power Automate.

‍

Étape 2 : Choisir un modèle ou créer un flux de A à Z

Une fois sur la page d’accueil, cliquez sur « Créer ». Power Automate vous propose plusieurs options :‍

• ‍Démarrer à partir de zéro : pour créer un flux entièrement personnalisé.‍
• Flux de cloud automatisé: Pour les flux déclenchés à partir d’un évènement désigné
• Flux de cloud instantané : Pour les flux déclenchés manuellement‍
• Flux de cloud planifié: Pour les flux exécutés à une fréquence et un moment définis‍
• Flux de bureau: Pour les flux dans un environnement de bureau (en local)‍‍
• ‍Utiliser un modèle prédéfini : pour partir d’un flux existant et l’adapter à vos besoins.

Pour notre exemple, sélectionnez Flux de cloud automatisé.

‍

Étape 3 : Configurer les déclencheurs et les actions

Une fois le type de flux sélectionné, il est possible de le nommer (à défaut, un nom sera automatiquement généré par Power Automate). Ensuite, choisissez le déclencheur de votre flux. Ici : Lors de la publication d’un élément de flux. Puis cliquez sur Créer pour vous rendre dans le concepteur de flux.

‍

Une fois sur l’écran de workflow :

• Cliquez sur votre déclencheur
• Indiquez votre URL de flux

Ajoutez l’action Poster un message (V2) (Slack).

‍

Vous pouvez enchaîner plusieurs actions, ajouter des conditions (par exemple, n’envoyer l’e-mail que si le fichier est un PDF), ou enrichir le flux avec d’autres connecteurs.

‍

Étape 4 : Tester et activer votre flux

Enregistrez votre flux, puis cliquez sur « Tester ». À présent, dès qu’un article sera publié, vous serez informé par message dans le fil #general de votre Slack.

‍

Étape 5 : Surveiller et modifier votre flux si nécessaire

Après l’activation, vous pouvez surveiller régulièrement l’exécution du flux via le tableau de bord Power Automate. Vous pouvez modifier le flux à tout moment pour l’adapter à de nouveaux besoins, ajouter des étapes, ou corriger des problèmes détectés.

‍

Cas d'usage : Exemples d'automatisation avec Power Automate

Power Automate s’adapte à une grande variété de scénarios métiers. Voici quelques exemples concrets d’automatisations réalisables facilement.

Automatisation des notifications par e-mail

Avec Power Automate, vous pouvez par exemple recevoir une notification automatique dès qu’une tâche vous est attribué via le planificateur.

‍

Comment faire : 

Utilisez :

• Le déclencheur « Lorsqu’une réponse est soumise » (Forms)

• L’action « Envoyer un courrier électronique » (Outlook ou Gmail)

Synchronisation de fichiers entre services cloud

Power Automate peut aussi vous permettre de copier automatiquement les fichiers déposés dans un dossier Dropbox vers un dossier SharePoint.

‍

Comment faire : 

Utilisez :

• Déclencheur : « Lorsqu’un fichier est ajouté » (Dropbox)
• Action : « Créer un fichier » (SharePoint)

‍

Collecte automatique de données à partir de formulaires

Power Automate peut vous aider à centraliser des réponses à un questionnaire dans une feuille Excel.

‍

Mise en œuvre : 

Utilisez :

• Déclencheur : « Lorsqu’une réponse est soumise » (Forms)
• Action : « Ajouter une ligne dans un tableau » (Excel Online).

Power Automate s’impose comme un outil puissant pour l’automatisation des processus métier.

Bénéficiant de l’écosystème Microsoft, il permet aux organisations de tout type de gagner en efficacité, de réduire les erreurs et de se libérer du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Que vous souhaitiez automatiser des notifications, synchroniser des fichiers ou collecter des données, Power Automate offre une solution adaptée, évolutive et facile à prendre en main.

‍

{{formation-power-bi="/brouillon"}}