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Les 10 formules Excel à connaître quand on débute sur Excel !

Culture Data

Vous débutez sur Excel et ne savez pas quelle formule utiliser dans une situation donnée ? Pas de soucis ! On vous dit tout dans cet article !

Les 10 formules Excel à connaître quand on débute sur Excel !

Excel est l’outil de prédilection de nombreux Data analysts.

C’est un outil polyvalent qui permet d’analyser ses données de manière simple et rapide.

Aussi, c’est également un outil qu’utilisent la plupart des entreprises. Peu importe le secteur d’activité dans lequel vous opérez, Excel vous sera toujours utile !

Pour les moins érudits d’entre vous, aujourd’hui, nous vous partageons les 10 meilleures formules à connaître quand on commence sur l'outil Excel.

Table des matières

La fonction =SOMME pour additionner plusieurs cellules :

C'est l’une des fonctions Excel les plus utilisées. Elle va vous permettre de réaliser des cumuls, des sommes, des additions de façon automatique. Ce qui est pratique lorsque vous avez de nombreux chiffres dans vos tableaux.

Cette formule Excel est très utilisée par les Data analyst qui doivent, sans arrêt, jongler avec de nombreuses tâches, et donc optimiser leur temps.

Comment réaliser cette fonction Excel ?

Voici la marche à suivre pour faire la somme d’une suite de nombre :

  1. Sélectionnez les cellules que vous souhaitez additionner entre elles
  2. Cliquez sur le symbole sigma (situé en haut, dans la barre de menu)
  3. Excel affiche, en surbrillance, la zone concernée par le calcul
  4. Vérifiez que les cellules sont bien prises en compte dans la formule Excel
  5. Validez la formule Excel en cliquant sur la touche entrer
Lien tuto : Réaliser la fonction Excel =SOMME

La fonction =NB pour compter les cellules

La fonction Excel =NB vous permettra de compter les cellules qui contiennent un critère spécifique. Cette pratique est très utile pour comptabiliser le nombre de produits que vous avez en stock ou le nombre d’heures que votre employé a réalisées.

Exemple : vous souhaitez calculer le nombre de types de références en fruit que vous avez en stock.

Voici comment utiliser la fonction Excel NB :

  1. Allez sur la cellule à remplir (dans notre cas à nous, le nombre de références de fruits)
  2. Taper la formule Excel “=nb” et sélectionner les cellules concernées (de CA à C11)
  3. Valider la formule Excel en tapant par entrer
  4. Vous obtenez le résultat de la formule Excel qui est 8 (ce qui est juste, car il y a 8 fruits différents).
Lien tuto : Réaliser la fonction Excel =NB

La fonction =RECHERCHEV pour rechercher des données dans plusieurs feuilles/classeurs

Chez DataBird, nous adorons cette fonction Excel ! Elle permet de rechercher une information dans un tableau et de récupérer la donnée associée dans une autre colonne.

Un peu comme pourrait le faire une requête SQL !

Prenons un exemple.

Vous disposez d'une liste de produits, qui possède chacun une référence et un prix unitaire.

À partir de cette liste, vous allez devoir créer une facture pour une commande de plusieurs de ces produits. Plutôt que de recopier manuellement le nom de chaque référence sur la facture, vous allez utiliser la fonction Excel =RECHERCHEV.

Voici la démarche à suivre pour obtenir le nom de la référence grâce à la formule Excel =RECHERCHE V :

  1. Positionnez-vous sur la colonne nom
  2. Saisissez la formule Excel =RECHERCHEV dans la cellule et indiquez les arguments entre parenthèse : cellule concernée (H10) + sélection du tableau (cellule B4 à B27) +la colonne où se trouve le nom (2)
  3. Appuyez sur entrer
  4. Vous obtiendrez dans la cellule, le résultat de la formule Excel qui est le nom de la référence
Lien tuto : Réaliser la fonction Excel =RECHERCHEV

La fonction =MOYENNE pour faire une moyenne de plusieurs cellules

C’est une fonction Excel très pratique au quotidien. Grâce à la fonction Excel =MOYENNE vous gagnerez un temps précieux dans vos activités de Data analyst. Que cela soit pour mesurer le panier moyen des clients de l’entreprise ou pour mesurer le turn over moyen dans les départements de l’organisation.

Prenons un exemple, vous souhaitez calculer la moyenne de vos collègues qui sont en formation.

Voici comment faire pour y arriver, grâce à la fonction Excel =MOYENNE :

  1. Positionnez-vous sur la cellule « moyenne »
  2. Allez dans la barre de recherche Excel et cliquez sur la rubrique somme. Déroulez le menu et cliquez sur la formule Excel moyenne
  3. Vérifiez que la formule Excel englobe les cellules de B3 à F3
  4. Validez l'opération dans la cellule
  5. Vous obtenez la moyenne de Bart
Lien tuto : Réaliser la fonction Excel =MOYENNE

Les fonctions =MIN et =MAX pour obtenir les valeurs minimales et maximales d’une plage de cellules

Ces fonctions Excel sont indispensables à maîtriser, vous le verrez, elles vous seront très utiles dans vos calculs. Les fonctions Excel =MIN et =MAX permettent d’obtenir les valeurs maximum et minimum dans une plage de données sélectionnée.

Prenons un exemple, vous souhaitez connaître l’âge le plus bas au sein de votre équipe et l’âge le plus élevé. En utilisant les fonctions Excel =MIN et =MAX, vous n’aurez pas besoin de survoler 300 lignes de votre tableau des effectifs pour trouver la réponse. Avec cette formule Excel, vous l’obtiendrez directement dans une seule cellule.

Voici comment procéder pour faire le tri des employés avec la formule Excel =MIN :

  1. Rendez-vous sur le tableau de vos effectifs
  2. Allez sur la cellule “âge minimum” à remplir
  3. Tapez la formule Excel =MIN et sélectionnez la colonne des âges
  4. Vérifiez que les cellules (pour la colonne âge) sélectionnées sont les bonnes
  5. Valider la formule Excel en appuyant sur entrer
  6. Obtenez le résultat directement dans la cellule

Pour identifier l’âge le plus grand dans vos effectifs, il vous faudra procéder de la même manière. Sauf qu’à la place d'indiquer la formule Excel =MIN, vous devrez saisir la fonction =MAX. Ainsi, vous obtiendrez 105.

Lien tuto : Réaliser les fonctions Excel =MIN et =MAX

La fonction =SI pour créer des conditions

Les Data analysts connaissent très bien la fonction Excel =SI. Elle leur permet d’établir des comparaisons logiques entre une valeur et le résultat attendu.Au quotidien, cette fonction Excel permet de gagner un temps précieux, en automatisant le tri de certaines informations comme un âge par exemple.

Prenons un exemple.

Vous travaillez pour une entreprise qui organise une soirée pour récompenser ses salariés seniors (d’au moins 50 ans). À partir de la liste des effectifs de l’entreprise, vous devez définir les personnes éligibles à la soirée ou non.

Personne d’au moins 50 ans = admise

Personne ayant moins de 50 ans = refusée

Voici la marche à suivre pour automatiser le tri des personnes admises ou non, grâce à la formule excel =SI :

  1. Positionnez-vous sur la colonne catégorie (admise ou non)
  2. Saisissez la formule Excel =SI et ses variables dans la première cellule de la colonne catégorie
  3. Valider la formule Excel en appuyant sur la touche entrer
  4. Le résultat apparaît dans la cellule
  5. Cliquer en bas à droite de la première cellule et déroulé vers le bas afin de copier la formule pour chaque ligne
Lien tuto : Réaliser la fonction Excel =SI

La fonction = NB.SI

Cette fonction est semblable à la fonction SI. À la différence que cette fonction Excel permet de compter les cellules de votre tableau, mais  seulement celles qui répondent à un critère. Elle est très utile aux Data analysts, que cela soit pour filtrer des données, analyser des tendances ou encore valider des données.

Prenons un exemple.

À partir d’un tableau des ventes, vous devez compter le nombre de commandes passées par le Canada.

Voici la démarche à suivre pour calculer le nombre de commandes passées par le pays grâce à la fonction Excel =NB.SI:

  1. Positionnez-vous sur la cellule nombre de commandes réalisées par le Canada
  2. Saisissez la formule Excel NB.SI ainsi que les deux arguments : la plage de données où rechercher le pays “G2:G22”+ le critère de recherche “Canada”
  3. Appuyer sur la touche entrer pour valider votre formule Excel dans la cellule
  4. Vous obtenez le nombre de commandes réalisées par le Canada (11) grâce à votre formule Excel.
Lien tuto : Réaliser la fonction Excel =NB.SI

La fonction =SI.ERREUR pour supprimer les erreurs de formules précédentes

La fonction Excel =SI.ERREUR permet d’avoir une intervention du logiciel dès qu’il y a une erreur dans la saisie de données. Cette fonction Excel est très pratique, car lorsqu' on intervient sur des tableaux riches en données, des erreurs peuvent très vite arriver.

Pour les Data analysts, la fonction Excel =SI.ERREUR peut les aider à automatiser la gestion des erreurs, améliorer la visibilité des rapports, faciliter le débogage et prévenir les erreurs d’analyse.

Vous l’aurez compris, c’est une formule Excel à connaître absolument ! Voyons comment faire pour automatiser la gestion des erreurs.

Prenons un exemple.

Dans votre tableau Excel, un message apparaît  #N/A. Vous souhaitez remplacer ce message d’erreur par le chiffre 0, afin de ne pas compromettre vos analyses.

Voici comment procéder pour corriger automatiquement ces messages d’erreurs grâce à une formule Excel :

  1. Positionnez-vous sur la cellule qui affiche le message d’erreur
  2. Saisissez la formule Excel =SI.ERREUR devant votre recherche V
  3. Valider la formule Excel dans la cellule en appuyant sur la touche entrer
  4. Obtenez 0 comme résultat dans la cellule à la place du message d’erreur #N/A
Lien tuto : Réaliser la fonction Excel =SI.ERREUR

La fonction =ARRONDI

La fonction Excel =ARRONDI aide les Data analysts à mieux gérer et présenter les données en les rendant plus concises et compréhensible. Concrètement, cette fonction Excel permet d’arrondir un nombre qui a plusieurs chiffres après la virgule.

L'arrondi des chiffres garantit une uniformité dans les rapports et les tableaux de bord, ce qui facilite la comparaison des données. Cela est particulièrement important lorsque des résultats provenant de différentes sources doivent être présentés ensemble.

Prenons un exemple.

À partir d’un tableau Excel qui reprend une facture client, vous devez arrondir les résultats à deux chiffres après la virgule.

Voici la procédure à suivre pour arrondir un résultat grâce à une formule Excel :

  1. Positionnez-vous sur la cellule « total » de la facture
  2. Saisissez la formule Excel : =arrondi + sélectionnez les cellules concernées pour calculer le total (D3+D4+D5+D6+D7) ****+ indiquez le nombre de chiffres, souhaitez après la virgule ****(2)
  3. Valider la formule Excel en appuyant sur entrer
  4. Vous obtenez, dans la cellule totale, le résultat de la facture qui ne comporte que deux chiffres après la virgule
Lien tuto : Réaliser la fonction Excel =Arrondi

La fonction =CONCAT pour combiner une cellule

Les data analysts travaillent souvent avec des ensembles de données qui contiennent des informations textuelles réparties dans différentes colonnes. La fonction Excel =CONCAT permet de fusionner ces informations en une seule cellule, facilitant ainsi l'analyse et la présentation des données.

Avec cette fonction Excel, il est également possible de créer des chaînes de texte personnalisées en assemblant du texte constant avec des valeurs de cellules. Cela est utile pour générer des libellés, des messages ou des commentaires personnalisés dans les rapports.

Prenons un exemple.

Vous disposez d’une liste d’employés. Dedans, figure une colonne pour le nom et une colonne pour le prénom de chaque employé. L’objectif pour vous est de créer une colonne supplémentaire, rassemblant le prénom et le nom de chaque employé pour avoir le nom complet au même endroit.

Voici comment assembler des données textuelles grâce à une formule Excel :

  1. Positionnez-vous dans la colonne nom complet
  2. Saisissez la formule Excel =CONCAT + le numéro de cellule du prénom (D3) + le numéro de cellule du nom (C3)
  3. Valider la formule Excel en appuyant sur entrer dans la cellule
  4. Vous obtenez le prénom et nom de l’employé dans la même colonne
Lien tuto : Réaliser la fonction Excel =CONCAT

Excel en bref

Les fonctions Excel sont essentielles pour les data analysts, offrant des avantages cruciaux.

Elles

  1. Simplifient le filtrage et l'analyse de données avec des fonctions telles que NB.SI,
  2. Facilitent la gestion des erreurs avec SI.ERREUR,
  3. Contribuent à la lisibilité des résultats en arrondissant les chiffres avec ARRONDI
  4. Permettent la consolidation de données textuelles avec CONCAT, et offrent une flexibilité pour créer des analyses dynamiques.

Ces fonctions Excel accroissent l'efficacité des analyses, rendent les rapports plus clairs et contribuent à une meilleure prise de décision dans le domaine de l'analyse de données.

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