Comprendre la fonction RECHERCHEV dans Excel

Maîtriser les fonctions Excel ne s’invente pas. Dans ce guide détaillé, apprenez à maîtriser la fonction RECHERCHEV d'Excel, avec des exemples pratiques pour faciliter son utilisation dans vos feuilles de calcul.

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Qu'est-ce que la fonction RECHERCHEV ?

Dans une feuille de calcul Excel Microsoft 365, la fonction RECHERCHEV (ou VLOOKUP en anglais) permet de rechercher une valeur dans la première colonne d’un tableau et de renvoyer une valeur correspondante dans une autre colonne. Cette formule Excel est couramment utilisée pour croiser des données ou retrouver des informations spécifiques.

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Syntaxe de la fonction RECHERCHEV

=RECHERCHEV(valeur_cherchée, table_matrice, numéro_colonne, [valeur_proche])

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• valeur_cherchée (obligatoire)
  = La valeur que vous souhaitez rechercher dans la première colonne de votre tableau (numéro de référence, nom, code produit…)
• table_matrice (obligatoire)
  = La plage de cellules où la recherche doit être effectuée (la première colonne de cette plage doit contenir la valeur recherchée).
• numéro_colonne (obligatoire)
  = Le numéro de la colonne (dans la table_matrice) dont vous voulez récupérer la valeur.
• valeur_proche (optionnel)
  = Permet de préciser si la recherche doit être exacte ou approximative :
  
  • FAUX (0) = Recherche exacte (valeur strictement identique).
  • VRAI (1) = Recherche approximative (utile pour des valeurs classées par ordre croissant).

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Comment utiliser RECHERCHEV : un exemple pratique

Voici un exemple d'utilisation de la fonction RECHERCHEV dans Excel pour retrouver le nom d'un employé en fonction de son ID : 

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Si l'ID recherché est 102, la formule à utiliser est :

=RECHERCHEV(102; A2:C4; 2; FAUX)

Ici, 102 est l'ID recherché, A2:C4 est la plage de recherche, 2 spécifie que la valeur à retourner est dans la deuxième colonne (les noms), et FAUX assure une correspondance exacte. Le résultat de cette formule est "Bruno". Cette méthode permet d'automatiser la recherche d'informations dans des bases de données ou des listes.

→ Les raccourcis clavier dans Excel

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Les arguments de la fonction en détail

1. Valeur_cherchée

La valeur_cherchée correspond à la donnée que vous souhaitez retrouver dans la première colonne du tableau. Il peut s’agir d’un nombre, d’un texte ou d’une référence à une cellule contenant cette valeur. Par exemple, dans une base de données d’employés, si vous recherchez le nom d’un employé à partir de son ID, cette ID sera la valeur_cherchée. 

Notez que la donnée recherchée doit être du même type que celle présente dans la colonne, car une différence de format (texte vs nombre) peut empêcher la fonction de fonctionner correctement.

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2. Table_matrice

table_matrice définit la plage de cellules dans laquelle Excel va effectuer la recherche. Cette plage doit obligatoirement inclure la colonne contenant la valeur recherchée en première position et la colonne où se trouve l’information à récupérer. 

Si notre tableau d’employés s’étend de A2 à C10 avec les colonnes ID, Nom, et Département, la table_matrice sera alors A2:C10. Il est recommandé d’utiliser des références absolues ($A$2:$C$10) si la formule doit être copiée sur plusieurs lignes.

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3. No_index_col

No_index_col correspond au numéro de la colonne dans la table_matrice où se trouve la donnée à renvoyer. Il est exprimé sous forme de numéro, avec 1 pour la première colonne de la plage, 2 pour la deuxième, etc. Si vous souhaitez récupérer le nom d’un employé et que cette information est située dans la deuxième colonne de la plage sélectionnée, indiquez 2 en tant que No_index_col. Attention, ce numéro est relatif à la plage définie et non aux lettres des colonnes d’Excel.

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4. Valeur_proche

valeur_proche est un paramètre optionnel qui détermine si la recherche doit être exacte ou approximative. Si vous indiquez FAUX, Excel recherche uniquement une correspondance exacte de la valeur_cherchée. En revanche, si vous mettez VRAI, la fonction effectue une recherche approximative, ce qui peut être utile lorsque les valeurs sont triées par ordre croissant (ex : trouver une fourchette de prix ou un intervalle de notes).

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Cas d'utilisation courants de RECHERCHEV

La fonction RECHERCHEV est idéale pour automatiser la recherche d’informations dans un tableau Excel. Elle est couramment utilisée pour : 

• retrouver des données dans une base (ex : prix d’un produit à partir de sa référence) ; 
• faire correspondre des informations entre plusieurs feuilles ; 
• pré-remplir des champs dans un formulaire ; 
• classer des employés ou étudiants en fonction de leurs résultats ;
• trouver des prix ou des remises dans une grille tarifaire. 

Son utilisation permet de gagner du temps et d’éviter les erreurs de saisie.

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Limites de la fonction RECHERCHEV

La fonction RECHERCHEV présente certaines limites importantes. Elle ne permet de rechercher une valeur que dans la première colonne de la plage de données, et peut seulement renvoyer des résultats situés à droite de cette colonne. 

Lorsque l'option de recherche approximative est utilisée, les données doivent aussi être triées par ordre croissant pour éviter des résultats incorrects. RECHERCHEV trouve uniquement la première correspondance, ce qui peut poser problème en cas de doublons. Elle est également moins efficace pour gérer des plages dynamiques ou des données volumineuses. 

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Alternatives à RECHERCHEV

Pour surmonter ces restrictions, d'autres fonctions peuvent être plus adaptées dans des scénarios plus complexes : 

• La fonction RECHERCHEH (recherche des valeurs horizontalement dans un tableau) est idéale lorsque les données sont organisées en lignes plutôt qu'en colonnes.
• La fonction INDEX (alternative flexible à RECHERCHEV) permet de récupérer des valeurs à une intersection précise, même à gauche de la colonne de recherche et sans tri préalable des données.
• La fonction EQUIV (utilisée avec INDEX pour renvoyer la position d'une valeur dans une ligne ou une colonne) offre une recherche dynamique plus puissante.

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Conseils pour éviter les erreurs courantes avec RECHERCHEV

Pour éviter les erreurs avec RECHERCHEV : 

• vérifiez d’abord que la valeur recherchée se trouve bien dans la première colonne de la plage de données ; 
• si vous utilisez l’argument valeur_proche, les données doivent être triées par ordre croissant. 
• préférez FAUX pour une correspondance exacte. Faites également attention au numéro de la colonne (No_index_col), qui doit correspondre à la colonne contenant la donnée à renvoyer ;
• utilisez des références absolues pour la plage de recherche si vous copiez la formule ;
• gérez les erreurs #N/A avec SIERREUR pour afficher un message personnalisé ;
• veillez à ce que les formats de données (texte ou nombre) soient cohérents pour éviter des non-correspondances.

Pour aller plus loin, n'hésitez pas à aller checker notre formation Excel et notre certification excel !

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