Gouvernance et conformité (RGPD, ISO) adaptées aux échanges de données B2B

Depuis sa mise en application le 25 mai 2018, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) a totalement chamboulé le paysage de la gestion des données dans l’Union Européenne. Conçue pour renforcer la protection des données à caractère personnel des citoyens de l’Union européenne, cette réglementation a aujourd’hui des impacts sur la manière dont les entreprises collectent, stockent, utilisent et partagent ces données.

La mise en conformité au RGPD ne peut se limiter pas à la simple rédaction d’une politique de confidentialité. En effet, elle implique une redéfinition complète de la gouvernance des données (Data Governance). Elle est donc un défi, mais aussi une opportunité : celle de structurer la gestion des données de manière éthique, transparente et efficace.

Qu’est-ce que la Data Governance ?

Avant tout, il est crucial de bien comprendre ce que recouvre la notion de gouvernance des données. Cette notion est au cœur du RGPD.

Définition de la Data Governance

La Data Governance est l’ensemble des processus, des rôles, des politiques, des normes et des technologies mis en œuvre au sein d’une organisation pour veiller à une gestion efficace et responsable des données.

Elle vise notamment à :

1. Garantir la qualité, la sécurité et la confidentialité des données

2. Assurer leur conformité aux obligations légales

3. Optimiser leur utilisation pour la prise de décision et l’innovation

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Pourquoi est-ce essentiel ?

Sans Data Governance claire, les entreprises courent de multiples risques. Fuites de données, décisions fondées sur des données inexactes, incompréhensions internes sur les responsabilités et donc, par conséquent, la non-conformité au RGPD, avec des amendes pouvant atteindre jusqu’à 20 millions d’euros ou 4% du chiffre d'affaires mondial annuel. Il s’agit donc d’un sujet dont l’impasse peut être dangereusement fatale s’il est négligé.  

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Les principes clés du RGPD à intégrer dans votre Data Governance

Le RGPD repose sur plusieurs piliers fondamentaux. Les intégrer à votre politique de Data Governance est indispensable pour garantir votre conformité.

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La licéité, loyauté et transparence du traitement

Les données personnelles doivent être traitées de manière licite, loyale et transparente vis-à-vis de la personne concernée.

Comment adapter sa Data Governance :

- Réaliser un audit de données existantes : Un audit permet de faire le point sur l’existant. C’est une étape indispensable pour dresser le tableau de la situation et établir un plan d’actions. À cette occasion, on pourra cartographier les différents traitements et données que l’on récupère.

- Informer les utilisateurs de manière claire et compréhensible : Les utilisateurs doivent être informés sur l’usage de leurs données (dans un paragraphe de la Politique de confidentialité par exemple).

- Documenter les bases légales de chaque traitement : Qu’est-ce qui nous permet d’utiliser ces données et pour quoi les utilisons-nous ?

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La limitation des finalités

Les données doivent être collectées pour des finalités précises, explicites et légitimes.

Comment adapter sa Data Governance :

- Créer un registre de traitement des données : C’est l’obligation principale du RGPD. La tenue de ce registre permet de répertorier tous les traitements effectués dans l’entreprise et leurs bases légales.

- Relier chaque finalité à un processus métier documenté : Dans ce même registre, on peut indiquer les raisons métier de ces traitements en appui de la base légale.

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La minimisation des données

Seules les données strictement nécessaires doivent être collectées.

Comment adapter sa Data Governance :

- Mettre en place une politique de gestion du cycle de vie des données : Les données ne doivent pas être conservées indéfiniment. Les données non indispensables doivent être supprimées.

- Configurer les formulaires de collecte pour éviter les champs superflus : Il est préférable, le plus en amont possible, de limiter la collecte de données non nécessaires.

Attention : Ce point ne doit pas être pris à la légère mais interprété strictement. La SNCF a ainsi été condamnée en janvier 2025 par la CJUE (Cour de Justice de l’Union Européenne) car elle collectait la civilité de l’acheteur des billets de train pour personnaliser ses communications commerciales. La CJUE a considéré que « le traitement de données à caractère personnel relatives à la civilité des clients en vue de la personnalisation de la communication commerciale fondée sur leur identité de genre ne paraît ni objectivement indispensable, ni essentielle afin de permettre l’exécution correcte d’un contrat ».

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L’exactitude des données

Les entreprises doivent tenir des données à jour et exactes.

Comment adapter sa Data Governance :

- Mettre en place des procédures de vérification régulière : Il convient de s’assurer régulièrement de deux choses. D’une part, que les données sont exactes. D’autre part, que l’accord octroyé est toujours valable.  

- Accorder aux utilisateurs la possibilité de modifier leurs informations : La loi « Informatique & Libertés » (autrement appelée loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés) accorde aux utilisateurs le droit de rectifier ou de modifier les informations les concernant.  

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La limitation de la conservation

Les données personnelles ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire.

Comment adapter sa Data Governance :

- Définir des politiques de rétention des données par type de données ou finalité : Par exemple, les données relatives au service client peuvent être conservées pendant 2 ou 3 ans, les données financières sans limite de durée, etc.

- Automatiser les suppressions ou anonymisations des données obsolètes : Vous pouvez configurer des workflows pour supprimer les données à partir d’une certaine date. D’autre part, l’anonymisation par hachage permet de remplacer les données personnelles par des chaînes de caractères hexadécimaux.

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L’intégrité et la confidentialité

Les données doivent être protégées contre toute perte, divulgation ou accès non autorisé.

Comment adapter sa Data Governance :

- Chiffrement, anonymisation et sauvegardes régulières : Si ce n’est pas déjà fait, il faut définir une politique de sauvegarde incluant notamment la vérification et le test réguliers des sauvegardes.

- Contrôle des accès aux bases de données : Chaque utilisateur doit disposer uniquement des droits nécessaires à l’exercice de ses fonctions, conformément au principe du moindre privilège. Cette restriction vise à limiter les risques de fuite ou d’utilisation non autorisée des données, en sécurisant leur accès, leur manipulation et leur diffusion. La gestion des droits peut être assurée par des mécanismes d’authentification forte, de contrôle d’accès basé sur les rôles (RBAC : Role Based Access Control) et par un suivi régulier des accès

- Sensibilisation des collaborateurs : Tous les utilisateurs au contact de données doivent être régulièrement informés et responsabilisés sur l’importance de la protection des données et des accès. En effet, cela permet de réduire les risques liés aux erreurs humaines, aux négligences ou aux comportements non conformes.

Étapes pratiques pour une Data Governance conforme au RGPD

Voici un plan d’action par étapes que votre organisation peut suivre pour aligner sa Data Governance sur le RGPD.

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1. Nommer un DPO (Data Protection Officer)

Le délégué à la protection des données joue un rôle central dans la mise en conformité RGPD. C’est tout particulièrement le cas dans les organismes publics ou les entreprises traitant des données sensibles à grande échelle.

Ses missions :

- Conseiller sur les obligations RGPD

- Contrôler la conformité des traitements

- Être le point de contact avec la CNIL

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2. Cartographier les données personnelles

Le DPO nommé, il s’agit à présent de mener une analyse en 5 étapes pour chaque type de données personnelles :

- Quel type de donnée est collecté ?

- A quel moment du parcours client ou salarié ?

- Dans quels systèmes ces données transitent-elles ?

- Qui a accès à ces données ?

- A quelles fins ?

Outils utiles :

- Registre de traitement : au-delà d’être utile, il est obligatoire depuis la mise en vigueur du RGPD.

- Outils de scan et de découverte de données (data discovery)

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3. Mettre en place une politique de gouvernance claire

Le registre des traitements ayant été rempli, on peut maintenant mettre en place une politique de gouvernance claire devant notamment définir :

- Les rôles et responsabilités des acteurs de la donnée (data owner, data steward, DSI, DPO...)

- Les procédures associées (création, modification, suppression, partage, backup)

- Les outils utilisés pour gérer les flux de données

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4. Implémenter une stratégie de sécurité des données

Au-delà de la gouvernance elle-même, la sécurité de l’information est un pilier essentiel de la conformité RGPD.

Quelques actions clés :

- Contrôle d’accès basé sur les rôles (RBAC)

- Authentification forte

- Surveillance des accès anormaux

- Procédure de notification d'incident sous 72 heures

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5. Gérer les droits des utilisateurs

Le RGPD accorde aux individus un certain nombre de droits sur leurs données :

- Droit d’accès

- Droit à la rectification

- Droit à l’effacement (droit à l’oubli)

- Droit à la portabilité

- Droit d’opposition

Une plateforme de gestion des données doit permettre de répondre à ces demandes dans les délais légaux (un mois par exemple).

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6. Réaliser des analyses d’impact relatives à la protection des données (AIPD)

Quand un traitement peut engendrer un risque élevé pour les droits des personnes, il est obligatoire de réaliser une AIPD.

Outre les cas où l’AIPD est obligatoire car le traitement figure dans une liste définie par la CNIL, l’AIPD est plus généralement obligatoire si le traitement remplit au moins 2 des 9 critères suivants :

- Évaluation/scoring (y compris le profilage)

- Surveillance systématique

- Collecte de données sensibles ou données à caractère hautement personnel

- Collecte de données personnelles à large échelle

- Croisement de données

- Personnes vulnérables (patients, personnes âgées, enfants, etc.)

- Usage innovant (utilisation d’une nouvelle technologie)

- Exclusion du bénéfice d’un droit/contrat

Une bonne Data Governance doit s’interroger sur l’opportunité de mener une AIPD avant lancement de nouveaux projets.

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Quelques erreurs à éviter absolument

Même les intentions les plus louables peuvent conduire à des erreurs de conformité. Voici les plus fréquentes :

❌ Ne pas tenir à jour son registre de traitement

C’est un document vivant. Il doit évoluer avec les nouveaux projets, partenaires, outils utilisés. Vous pouvez planifier une révision mensuelle, trimestrielle ou semestrielle selon vos besoins.

❌ Empêcher l’exercice des droits par complexité technique

Une mauvaise intégration des outils ou des processus internes défaillants ne sont pas des excuses valides pour la CNIL. Il convient donc de se doter d’une organisation robuste capable de répondre rapidement avec fiabilité.  

❌ Centraliser toutes les responsabilités chez le DPO

La conformité RGPD est l’affaire de tous, pas uniquement du DPO ou du service juridique. La sensibilisation de chaque maillon de la chaîne est cruciale pour que la gouvernance des données soit réussie.

❌ Collecter systématiquement “au cas où”

Une culture de la “data avide” est contraire à la logique proactive du RGPD. Celui-ci a introduit la notion de « Privacy by Design » : dès la conception d’un projet, il faut avoir à l’esprit les contraintes imposées par le RGPD.

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La Data Governance, créatrice de valeur

Se conformer au RGPD en renforçant sa Data Governance n’est pas une simple démarche administrative. Il s’agit d’un projet stratégique, un levier de transformation interne et d’innovation.

En adoptant une approche structurée, des outils adaptés et une culture interne orientée vers la responsabilité, votre entreprise peut non seulement être conforme, mais également tirer un réel avantage concurrentiel.

La clé réside dans l’équilibre : protéger les données personnelles de vos utilisateurs tout en exploitant de manière responsable la richesse informationnelle de votre organisation.

Si vous avez besoin d’aide dans votre projet de conformité RGPD, n’hésitez pas à faire appel à un expert en gouvernance des données ou à un consultant en protection des données pour une assistance sur mesure.