Comment améliorer votre reporting excel avec 5 outils indispensables !

Les entreprises doivent savoir utiliser et interpréter efficacement les données pour réussir.

Excel, bien que populaire, et qui permet d'analyser des données rapidement (comme un dataset), ne permet pas d'exploiter pleinement le potentiel des données. (C'est notamment ce qu'on voit dans une formation à Excel ;) )

Des outils de Business Intelligence (BI) plus modernes sont nécessaires pour analyser et présenter les données de manière à prendre des décisions éclairées.

La BI est un processus technique qui utilise des indicateurs de performance pour aider les décisionnaires à prendre des décisions basées sur les données.

DataBird propose une liste des 5 meilleurs outils de reporting intuitifs que votre entreprise devrait adopter.

Qu’est-ce qu’un reporting Excel ?

Les outils de reporting permettent aux petites et grandes entreprises d’intégrer leurs données pour créer des rapports.

Les bases de données sont connectées au logiciel de reporting afin de consolider et formater vos données. Les logiciels de reporting Excel permettent d’obtenir des tableaux de bord et des rapports automatiquement selon vos besoins.

Ici, nous ne réinventons pas la roue. Mais cet outil montre plusieurs limites à la quantité de données collectées aujourd’hui. Nous pouvons citer notamment :

• les erreurs ;
• les retards ;
• le manque d'analyses avancées ;
• la difficulté de travailler en équipe ;
• le manque de synchronisation ;
• le nombre infini de #REF quand un membre de votre équipe touche à une formule excel alors que vous aviez dit à tout le monde de faire attention.

Le choix du bon outil de reporting est donc essentiel à une automatisation réussie. Et DataBird est bien sûr là pour vous aider à faire les bons choix !

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Pourquoi utiliser un outil de reporting Excel ?

Les outils de reporting Excel permettent d’afficher les données passées, actuelles et futures afin de suivre et d’optimiser les performances de votre entreprise.

Les outils de reporting permettent de centraliser différentes sources d’information et de bases de données à un seul endroit.

Jusque là, tout va bien.

Ces rapports peuvent être utilisés pour les processus de vente, les données marketing ou encore les performances financières.

Cash is king. L’exploitation de ces données est donc devenue une ressource inestimable pour piloter les stratégies d’entreprise, c’est le nouvel or noir.

Les outils de reporting servent à créer des rapports d'appel à l'action et à ajouter de la valeur aux opérations stratégiques de votre entreprise.

Voici quelques exemples de cas d’usage des outils de reporting :

• Tableau de bord des KPI financiers : la finance est à l’entreprise ce que votre cœur est à votre corps humain. Sans elle, pas de développement viable. Vous pouvez suivre de près les performances de vos opérations monétaires grâce au besoin en fonds de roulement, au ratio de liquidité, au cycle de conversion de la trésorerie ou encore au taux d'erreur de paiement des fournisseurs.
• Tableau de bord marketing : permet de comprendre le succès des efforts marketing et de trouver des opportunités d'amélioration grâce aux KPIs comme le coût d’acquisition client (CAC), la valeur du cycle de vie du client (CLTV) ou encore le retour sur investissement (ROI).
• Tableau de bord KPI retail : met l'accent sur la perspective des commandes grâce au taux de commandes en attente, taux de retours, à la rétention clients et au volume total des ventes.
• Tableau de bord du support client : mesure les coûts et les revenus liés à la satisfaction des clients. Il est possible de suivre la satisfaction client, le nombre de tickets SAV ou encore le coût du churn de vos clients.
• Tableau de bord de gestion des talents : La rétention et le développement des talents constituent un défi permanent pour les responsables RH. Il est possible de les suivre grâce à la satisfaction des talents, le taux de rotation des talents et le taux de licenciement.
• Tableau de bord de la gestion des problèmes informatiques : aide à garder une trace de tout ce qui concerne la gestion des problèmes techniques grâce notamment au temps d'arrêt du serveur, au temps de réparation, au nombre de tickets non résolus par employé ou encore au nombre d’employés du support informatique par utilisateur final.

Les outils de reporting présentent de nombreux avantages dont l’automatisation des rapports. Cela présente un intérêt particulier, cela réduit les taux d’erreur (les fameux #REF que l’on ne comprend jamais) et accélère votre travail.

Les tableaux de bord fournissent à la direction des rapports sur la situation réelle de l’entreprise. Cela accroît la fiabilité des informations.

Moins chronophage et plus fiable, un outil pour data analyst bien choisi peut garantir un réel avantage concurrentiel à votre entreprise.

Pour aller plus loin, vous pouvez aussi créer des tableaux croisés dynamiques !

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Les 5 outils que les entreprises devraient adopter

Power BI de Microsoft

Power BI est un outil de Microsoft qui permet de traiter et de visualiser les données de manière interactive.

Utilisation de Power BI

Les dashboards sur Power BI sont des pages uniques (canvas). Les différentes visualisations affichées sur le dashboard sont des « tiles » et proviennent de rapports basés sur un ensemble de données. Il est possible de centraliser des données de sources sur site ou sur le cloud.

Avantages de Power Bi

• Visualisations dynamiques et interactives
• Outils de compréhension et d’exploration de la donnée grâce à un self-service BI.
• Communauté active
• Intégration Excel  
• Adaptée aux grandes entreprises (scalabilité)

Inconvénients de Power Bi

• Relations entre les tables simples
• Interface utilisateur encombrée et peu maniable

Avis sur Power Bi

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DigDash

DigDash est parfait si vous cherchez une solution puissante offrant une vue macro de votre entreprise.

Sa fonctionnalité de data storytelling permet de renforcer la communication interne ou externe des résultats.

Utilisation de DigDash

DigDash offre la possibilité de concevoir des reportings achats, ventes, marketing ou encore financiers.

Avantages de DigDash

• Tableaux de bord agiles
• Automatique
• Polyvalent (y compris DSI)
• Outil puissant capable de gérer un gros volume de donnée
• Adapté aux grandes entreprises

Inconvénients de DigDash

• Versions gratuites aux fonctionnalités limitées
• Onéreux

Avis sur DigDash

9,3 sur Logiciels.pro

EMAsphere

EMAsphere est principalement utilisé pour la visualisation de données financières. Cet outil permet également les prévisions de gestion financière.

Utilisation d’EMAsphere

EMAsphere se connecte aux logiciels de comptabilité, de CRM et de facturation afin de générer des tableaux de bord préconfigurés. Très simple d’utilisation, cet outil permet notamment de gérer le prévisionnel.

Avantages d’EMAsphere

• KPI financiers et opérationnels automatisés
• Pilotage décisionnel
• Solution adaptée à la PME
• Implémentation rapide
• Ajout d’écriture extra-comptable ou de consolidation,
• Certification FEC et GDPR

Inconvénients d’EMAsphere

• Spécialisée dans le domaine de la finance
• Ne convient pas aux grandes entreprises

Avis sur EMAsphere

9,6/10 sur Logiciels.pro

MyReport de Report One

MyReport est un outil accessible et exploitable avec Excel. La prise en main facilitée est parfaite pour les PME. MyReport permet la création de tableaux de bord directement depuis Excel grâce à son outil « builder ».

Utilisation de MyReport

La création de tableaux de bord est très intuitive, il suffit de glisser les champs présents sur les bases de rapports de gauche jusque dans les blocs du milieu.

Avantages de MyReport

• Facilité d’usage
• Interopérabilité avec la suite Office
• Certifications GDPR
• Parfait pour les PME et ETI
• Collaboration et communication faciles

Inconvénients de MyReport

• Faible personnalisation de la trame
• Mises à jour pas toujours automatiques

Avis sur MyReport

9,6/10 sur Logiciels.pro

Pentaho

Pentaho est une solution de reporting et de BI en Open Source. Les fonctionnalités proposées par Pentaho s’adaptent parfaitement aux PME. La personnalisation poussée des tableaux de bord est l’atout de ce logiciel.

Utilisation de Pentaho

Pour débuter sur Pentaho, nous vous recommandons de télécharger la version community, gratuite et libre d’utilisation.

Avantages de Pentaho

• Reporting classique ou reporting « Ad Hoc »
• Console d’administration et de supervision
• Data mining
• Analyse multidimensionnelle

Inconvénients de Pentaho

• Outil moins intuitif et moins ergonomique
• Version gratuite restreinte

Comment bien choisir votre outil de reporting ?

Tous ces outils semblent aussi puissants les uns que les autres. C’est là que DataBird vole à votre secours !

Pour bien choisir votre outil de reporting, vous devez prendre en considération :

• La connexion de données : la source des données, les API et les intégrations.
• La modélisation des données : la structuration des données, le système de modélisation.
• La facilité d'utilisation : l’ergonomie est un facteur clé pour la prise de décision.
• La vitesse d’exécution : plus la mise à jour est automatique, mieux c'est. Cela facilite la prise de décision.
• La sélection métrique : la personnalisation de la sélection des métriques est primordiale.
• La puissance et vitesse de calcul : cela permet d’évaluer la fiabilité de l'outil.
• La visualisation : la visualisation et l’interprétation des données sont essentielles. Elles doivent être interactives et faciliter la manipulation des données.

Grâce à toutes ces considérations, vous avez toutes les bases pour choisir le bon outil de reporting. Pour aller plus loin, DataBird met à votre disposition une formation complète de Data Analyst, dans laquelle vous aborderez le sujet du reporting Excel. DataBird vous donne également la possibilité de vous former à différents outils de datavisualisation comme Power BI, Looker Studio ou encore Tableau.

Conclusion

Les outils de reporting sont donc primordiaux au bon pilotage de votre entreprise, qu’importent le secteur et sa taille.

Pour construire des rapports efficients, il est judicieux de faire appel à des analystes de données. Ces derniers travaillent avec des extraits de base de données, les mettent en forme et les interprètent afin que les décisionnaires puissent mettre en place des stratégies commerciales.

Chez DataBird, nous formons aux métiers de l’analyse de données. Notre formation Data Analyst peut s’effectuer en présentiel pendant 8 semaines, ou à distance pendant 12 semaines. La formation, éligible au CPF, est axée sur l'apprentissage par la pratique et basée sur l'échange et l'intelligence collective. Prenez rendez-vous pour en savoir plus sur nos formations.

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