Brevet de pilotage d’un tableau de bord commercial

Les commandes clignotent devant vos yeux. Devant vous s’étend l’immensité du marché au sein duquel vous devez tenir fermement et précisément votre cap. À droite, une indication de la pression atmosphérique imposée par vos concurrents. À gauche, l’altitude de vos ventes. En bas, la puissance des réacteurs : avez-vous atteint votre vitesse de croisière ou êtes-vous toujours en phase de décollage ? Et, bien sûr, la jauge du réservoir : aurez-vous assez de cash pour tenir jusqu’à la prochaine escale ? Non, vous n’êtes pas dans le cockpit d’un avion… mais bien à votre bureau, face à votre tableau de bord commercial. Quels sont les rouages de cet outil central ? Comment l’optimiser pour en tirer le plus de valeur possible ? Poursuivez votre lecture pour un b.a.-ba de votre brevet de pilotage.

Le tableau de bord commercial 101 : définition et avantages

Qu’est-ce qu’un tableau de bord commercial ?

Le tableau de bord commercial est un outil de pilotage de l’activité commerciale au sein d’une entreprise. En anglais sales dashboard, il regroupe un ensemble de métriques sur les ventes de votre entreprise. Concrètement, il rassemble des indicateurs de performance, des Key Performance Indicators ou KPI tels que le chiffre d’affaires, le taux de rétention, etc.

Quels sont les avantages du tableau de bord commercial ?

Une mesure objective de la performance des ventes

Le tableau de bord commercial permet de mettre en place une mesure claire de la performance de vos ventes. Pour gagner des parts de marché, pas de place à l’amateurisme ni aux ressentis ! Votre sales dashboard est là pour vous aider à piloter vos ventes de manière objective et professionnelle.

Un moyen de guider l’équipe des vendeurs  

Le tableau de bord n’est pas simplement là pour surveiller les commerciaux, mais plutôt pour les guider vers la réussite. Chacun peut mesurer précisément la performance de ses ventes, peut-être même se comparer aux autres commerciaux et s’inspirer de ceux qui réussissent le mieux.  

Un outil pour gagner en efficacité

Votre tableau de bord commercial présente le grand avantage d’être automatisé, ou du moins en partie. Finis, les reportings interminables et truffés d’erreurs ! Mettre en place un sales dashboard vous permettra donc de gagner tout le temps considérable qu’aujourd’hui vous perdez dans des processus de reporting inefficaces.

Permet de mieux connaître vos clients

Vous le verrez lorsque vous l’aurez sous les yeux : le tableau de bord commercial vous offre une vue d’ensemble sur votre effort commercial, et en particulier sur chacun de vos clients. Qui achète le plus en quantité ? En valeur ? Avec votre sales dashboard, vous pouvez facilement prioriser le service aux clients qui ont le plus de potentiel pour vous.

Facilite les changements de cap

Votre équipe commerciale sera amenée plusieurs fois à changer d’objectif au gré des évolutions du marché, de l’entrée de nouveaux concurrents, etc. C’est tout à fait normal et vous devez vous y préparer. Le tableau de bord commercial vous aidera à traverser les zones de perturbations d’une main de maître !

Qui est concerné par le tableau de bord commercial ?

D’une part, la direction et les managers

Le tableau de bord commercial est évidemment un outil de monitoring de grande valeur pour les décisionnaires d’une entreprise. D’un coup d'œil, ils peuvent identifier les produits qui se vendent le mieux, les segments du marché qui achètent le plus et les agents commerciaux qui ont le plus de succès auprès des clients.

D’autre part, les commerciaux

De l’autre côté, le sales dashboard est précieux pour les commerciaux : pas question d’attendre la fin de l’année pour voir s’ils obtiendront ou non le bonus qu’ils convoitent ! Le tableau de bord commercial regroupe efficacement leurs actions de vente et leur chiffre d’affaires, leur permettant ainsi de garder en permanence un œil sur leur propre performance.

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Comment réaliser un tableau de bord commercial ?

Quels éléments figurent dans le tableau de bord commercial ?

Il existe des centaines d’indicateurs de performance commerciale, ou KPI. Chacun, à sa façon, vous renseigne sur au moins l’une des deux dimensions suivantes : les ventes de votre entreprise, et la performance de vos commerciaux.  

De manière générale, on préconise surtout de choisir des indicateurs commerciaux clairs qui peuvent être compris par l’ensemble des agents concernés. Il faut également essayer autant que possible de se concentrer sur un nombre limité d’indicateurs. Enfin, n’hésitez pas à les faire évoluer en fonction des besoins de l’entreprise.  

Lorsque vous faites votre choix de KPI, gardez en tête la classification suivante :

Les indicateurs concernant les résultats commerciaux

Certains indicateurs vous permettent de mesurer le volume et la valeur de ventes effectuées sur une période donnée. Ce sont :

• le chiffre d’affaires ;
• la marge ;
• le pourcentage de parts de marché ;
• etc.

Les indicateurs concernant les activités commerciales

Une autre catégorie d’indicateurs vous permet plutôt de vous concentrer sur l’effort commercial à proprement parler dans un contexte B2B. Ce sont les actions qui composent un funnel de vente :

• le nombre de prospects qualifiés ;
• le nombre d’appels commerciaux ;
• le plus important : le taux de conversion à chaque étape ;
• etc.

Les indicateurs concernant les objectifs commerciaux

Enfin, un tableau de bord doit comprendre des objectifs à atteindre, sous forme de chiffres clairs qui peuvent désigner :

• un pourcentage de prospects contactés ;
• un pourcentage de renouvellement du chiffre d’affaires ;
• etc.

Quelles sont les étapes de préparation du tableau de bord commercial ?

Nous y sommes ! Vous êtes maintenant prêt pour construire votre tableau de bord commercial sur des bases solides. Suivez les étapes ci-dessous pour y arriver sans encombre.  

1. Communiquez sur les indicateurs commerciaux

Un tableau de bord commercial est là pour apporter de la fluidité et de la transparence aux opérations d’une entreprise.

C’est donc primordial de déterminer clairement les objectifs commerciaux et les métriques mesurées, afin que chacun des agents qui seront amenés à l’utiliser d’une manière ou d’une autre puissent le comprendre et se l’approprier.

De même, la fréquence de mise à jour du tableau de bord commercial doit être connue de tous. De cette fréquence dépend la pertinence de certains indicateurs, mais aussi l’usage que vous pourrez faire de votre tableau de bord.  

Par exemple, un tableau de bord à visée stratégique a besoin d’être mis à jour moins fréquemment qu’un tableau de bord opérationnel.

2. Adaptez votre tableau de bord commercial à son public

Ceci nous amène à notre deuxième étape : vous devez adapter votre tableau de bord au public auquel il est destiné. Un agent commercial n’a pas besoin de la même hauteur de vue qu’un cadre dirigeant.

Plus vous montez dans la hiérarchie, plus vous pensez en termes de stratégie globale et moins vous avez besoin d’entrer dans de l’opérationnel pur et dur.

Un indicateur à visée stratégique est par exemple la part de chaque produit dans le chiffre d’affaires global. En revanche, le taux d’échec des ventes ou le nombre d’actions commerciales par vendeur sont des indicateurs plus opérationnels.

3. Sélectionnez la source des données

Pour que votre tableau de bord commercial soit fiable, vous devez utiliser des données de qualité, et en quantité suffisante. N’hésitez pas à exploiter toute la data à votre disposition au sein de l’entreprise : la comptabilité, le CRM, l’ERP, etc.

Au sein d’une PME, cela ne sera pas trop compliqué à mettre en place. Mais dès que les clients se multiplient et que les produits se diversifient, ce n’est plus une mince affaire…

C’est donc là que le Data Analyst entre en jeu ! Vous pouvez en recruter un pour le charger de cette mission, mais sachez également que certains organismes comme DataBird vous offrent des formations pour faire de la donnée votre alliée au sein de votre entreprise.

4. Choisissez le support de votre tableau de bord commercial

Là encore, c’est une mission pour votre Data Analyst ! Si Excel ou Google Sheets sont des outils souvent utilisés, ils ne sont pas optimaux car ce sont des outils manuels, qui comportent donc un risque d’erreur.

On recommande donc souvent d’utiliser des outils connectés directement à votre CRM ou votre ERP : le reporting et les calculs se font donc automatiquement.

Toutefois, priorisez la simplicité lorsque vous devez choisir : un tableau de bord commercial a tout d’abord vocation à rassembler des données justes et à jour, et à être consulté fréquemment.

5. Présentez vos indicateurs commerciaux de manière claire  

Le tableau de bord commercial est d’abord un outil de communication. Il doit donc être percutant et délivrer un message clair. Sachez donc organiser vos indicateurs pour les rendre intelligibles.

• Vous pouvez choisir de les ranger par catégorie : chiffre d’affaires d’un côté, actions commerciales de l’autre, etc.
• La hiérarchisation peut aussi se faire par périodicité, en mettant en avant la période la plus récente, ainsi que les objectifs futurs.
• Certaines entreprises présentes dans plusieurs pays segmentent leur Sales Dashboard par zone géographique.
• Faites en sorte de montrer les liens de causalité entre les indicateurs commerciaux, par exemple entre la valeur du panier moyen et le chiffre d’affaires.

Enfin, le tableau de bord commercial doit être attrayant et facile à lire. Les indicateurs commerciaux doivent donc être exposés de manière adéquate à l’aide d’outils de Data Visualisation, tels que Looker Studio ou Tableau Software. Choisissez la courbe pour illustrer une évolution, l’histogramme pour comparer des valeurs, le camembert pour montrer des proportions, etc.

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Conclusion

Nous y sommes. Votre brevet de pilotage en poche, vous pouvez désormais non seulement lire un tableau de bord commercial, mais aussi en construire un optimal pour votre usage. Alors attachez votre ceinture, et paré au décollage ! Besoin de plus d’informations ? Contactez-nous pour en discuter.

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